«Tout ce qui accapare votre esprit est traitable par un système numérique»
Planzone est un logiciel de gestion de projets collaboratifs. Il promet d'améliorer la productivité des équipes au quotidien et de favoriser leur participation autour des projets de l’entreprise. Fondée en 2008, Planzone est basée à Gentilly dans le Val-de-Marne. La société livre sa vision de son marché.
Frenchweb : Quels sont les besoins des entreprises, à l’heure du numérique? Voyez-vous de nouveaux rythmes se construire?
Cédric Micard, Directeur Général de Planzone: Malgré l’industrialisation des outils numériques et leur facilité d’accès, la plupart des organisations continuent d’échanger leurs documents par emails, ou utilisent encore des fichiers Excel pour structurer leur quotidien et gérer leurs projets. Selon une étude réalisée par Adobe auprès de 1 600 cadres en Europe et aux Etats-Unis, ces derniers passent un temps considérable à traiter leurs mails. Au top du classement, les Américains en passant 6,3 heures par jour et les Français avec 5,6 heures. Les outils bureautiques n’imposent pourtant pas de cadre spécifique dans la manière de travailler : vous avancez sans visibilité sur les tâches et les problématiques de vos équipes.
C’est pourquoi de nouvelles formes d’organisation du travail voient le jour, comme le concept du travail «en mode projet». Ce mode de fonctionnement conduit à faire travailler ensemble, et de façon coordonnée, des ressources aux univers métiers et aux services différents, réparties sur un seul ou plusieurs sites.
Comment vous positionnez-vous face aux gestions de tâches étrangères (Trello, Asana, Todoist, Actionspace…)?
La nouvelle version de Planzone tente de répondre aux problématiques de l’univers de la gestion de projet, mais aussi aux difficultés que l’on rencontre dans notre quotidien professionnel. Elle s’adapte donc aussi bien aux besoins des responsables (planification, suivi en temps réel, reporting) qu’à ceux des membres de l’équipe (quoi, pour quand, avec qui). Pour se faire, nous sommes revenus aux fondamentaux: les éditeurs ont longtemps fait la course aux fonctionnalités (celui qui en a le plus est le meilleur), les outils deviennent donc vite des usines à gaz qui sont très peu utilisés ; ils ne dégagent pas le ROI espéré. Ou à l’inverse, ils proposent des produits très faciles à utiliser par les collaborateurs mais pas vraiment adaptés aux objectifs des responsables. Nous avons donc fait le choix de nous concentrer sur un produit simple qui répond à 80% aux besoins réels des sociétés d’aujourd’hui, avec des fonctionnalités puissantes mais compréhensibles par tous.
Enfin, notre équipe accompagne nos utilisateurs, à tous les stades de leur expérience client: démonstrations personnalisées, accès à notre support technique, ou encore des formations sur-mesure pour structurer leur projet dans l’outil.
Quels sont les impacts économiques de votre solution pour l’entreprise? Avez-vous pu la quantifier?
Pour répondre à ces enjeux, Planzone vise, notamment avec sa nouvelle version, à améliorer la productivité et la communication entre les équipes, en leur permettant notamment :
- D’être plus structuré : tout le monde sait en temps réel ce qu’il doit faire, pour quand et avec qui, et dispose de tous les éléments contextuels pour avancer sereinement.
- Un accès immédiat à l’information nécéssaire à l'instant T : tous les éléments liés au travail de l’ensemble des collaborateurs sont centralisés dans un espace unique (tâches, documents, discussions, calendriers) et orientés sur un objectif commun.
- De mieux suivre l’évolution de leurs projets : il est facile de planifier ses projets et d’anticiper les éventuels retards. Les projets se mettent à jour en temps réel selon l’avancement du travail de chacun.
- De se libérer l’esprit : Tout ce qui accapare l'esprit est stocké et traitable dans un système numérique auquel les équipes peuvent se fier sans réserve.
Par exemple, dans notre projet marketing interne, nous avons 823 tâches planifiées sur l’année. Début Octobre, nous sommes à 95% de travail réalisé avec un retard de moins d’1% sur les tâches à venir. La visibilité sur le travail passé, à venir et en retard nous permet de bien respecter nos délais et de gérer un flux d’information conséquents (ce projet compte aussi plus de 570 documents et a généré 650 discussions).
Quant à notre projet R&D, il compte à lui seul plus de 8 000 tâches ! Imaginez comment gérer cela sans un outil dédié ?
Quels sont vos conseils pour implanter une organisation plus adaptée au digital, dans les grandes entreprises et les institutions?
La digitalisation est un univers très vaste (CRM, GED…). Mais dans notre domaine de prédilection, la gestion du travail collaboratif en mode projet, la façon dont travaille l’entreprise va avoir beaucoup d’impact sur sa volonté à se digitaliser.
Tout d’abord, il faut une hiérarchie ouverte à ce mode de travail ; qui implique plus de transparence dans le “qui fait quoi” et permet aux collaborateurs d’être plus autonomes. Le partage et la transparence sont des résultats de la digitalisation. Une fois que l’entreprise a accepté ce mode de fonctionnement, nous sommes là pour le rendre possible.
La digitalisation, c’est aussi la capacité des salariés à accomplir efficacement leur travail à travers un nouvel outil qui dépasse la traditionnelle “culture bureautique”. C’est pourquoi il faut les responsabiliser et les pousser à participer de manière proactive. Cette participation permettra de trouver des nouvelles opportunités car les salariés s’impliqueront à des niveaux auxquels ils n’avaient jusqu’à lors pas accès.
De plus, pour que la digitalisation d’une entreprise soit pleinement efficace, il est indispensable qu’elle se fasse accompagner. Nous constatons en effet que l’appropriation de Planzone n’est jamais un souci pour nos clients. Ils trouvent majoritairement que c’est un outil très simple à utiliser. La seule difficulté réside dans la faculté de l’entreprise à transposer son mode de travail et la façon dont elle s’organise dans Planzone. Nous mettons donc un point d’honneur à accompagner nos clients autant que nécessaire pendant toute leur expérience utilisateur.
[Contenu proposé par Planzone]
Planzone s’appuie sur l’expertise d’Augeo Software sur le marché de la gestion de projet, tout en intégrant les nouveaux concepts et technologies « web 2.0 » pour proposer un service de collaboration en ligne unique en son genre. Il englobe entre autre gestionde tâches, de documents, de discussions et de plannings. Cette diversité en fait un outil utiles pour des équipes de 10 à 250 personnes qui veulent travailler sur une base collaborative.
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